3 Tipps mit Zeitmanagement Aufgaben zu strukturieren

Kennst du die folgende Situation: Morgen steht eine wichtige Prüfung an und du findest die vermaledeite Tabelle nicht mehr? Dabei war die Übersicht doch so wichtig. Vielleicht steht sie auf einem der mittlerweile unzähligen Collegeblockblätter. Suchen folgt, aber aufzufinden ist sie nicht mehr. Blödes Gefühl, oder? Das kannst du besser machen! Mit etwas Zeitmanagement und Organisation lassen sich solche Situationen nämlich vermeiden und stattdessen Prüfungen wunderbar vorbereiten. Warum der Spruch „Ordnung ist das halbe Leben“ so verkehrt nicht ist, erfährst du in den 3 Tipps, die deinen Alltag strukturieren.

Erfolgreiches Zeitmanagement

Mit Zeitmanagement zu mehr Struktur


1. Terminkalender nutzen
Früher gab es sie in Papierform, heute haben sie auf beinah jedem Mobiltelefon Einzug gehalten: Terminkalender. Sie sind praktische Helfer, um deinen Tag zu strukturieren. Du solltest einen Terminkalender auf jeden Fall nutzen, falls du es bisher noch nicht getan hast. Er ist die Grundlage für gut organisiertes Zeitmanagement. Zeitmanagement bedeutet nämlich, einen Überblick über deine Termine zu haben, so dass du immer auf dem Laufenden bist, wann etwas ansteht. Das gilt ins Besondere für wichtige Termine, die du dir in roter Farbe oder durch Sondermarkierungen kenntlich machen solltest. Wenn du einen digitalen Terminkalender fürs Zeitmanagement nutzt, dann denke daran, dich rechtzeitig über wichtige Termine informieren zu lassen.

Wichtige Termine einzutragen: das ist das eine. Hinzu kommen die Zeiten, die du etwa für Prüfungsvorbereitungen einplanen musst. Es macht hochgradig Sinn, zwei Wochen vor einer Klausur oder einem Referat mit den Vorbereitungen zu beginnen. Übe besser mehrmals wenig als einmal alles – das kommt deinem Lernerfolg zugute, wie Lernforscher herausgefunden haben. Je nachdem, wie gut du das Thema bereits verstanden hast, kannst du vier bis acht Übungseinheiten einplanen, um dich optimal auf eine Klausur vorzubereiten. Eine Übungseinheit sollte zwischen 30 und 90 Minuten dauern und zwischendurch durch eine kurze Pause unterbrochen werden. Auch das kannst du wunderbar in einem Terminkalender, der die Tageszeiten enthält, einplanen.

Achte darauf, deinen Terminkalender aktuell zu halten. Es kann durchaus vorkommen, dass sich Termine verschieben oder Phasen für Übungseinheiten verschoben werden müssen, weil irgendetwas Dringenderes dazwischen gekommen ist. Versuche aber, den Übungsphasen eine hohe Priorität in deinem Zeitmanagement zuzuweisen, so dass du einen einmal entworfenen Zeitplan auch umsetzen kannst. Für die Korrektur von Terminen bieten die digitalen Kalender Vorteile. Aber auch die Papierform bleibt übersichtlich, sofern du Büromaterialien zur Korrektur parat hast.

Wenn du bisher keinen Terminkalender hast, bekommst du einen in jedem gut sortierten Geschäft für Büromaterialien. Dort gibt es sie in den unterschiedlichsten Formen und Aufmachungen. Ich persönlich bevorzuge die schlicht gestalteten Kalender. Für den Rucksack bieten sich solche an, die einen Tag in Tageszeiten unterteilen, so dass du wirklich präzise deinen Tag planen kannst. Auch gut finde ich Übersichtskalender in größerem Format, den du dir im Blickfeld an die Wand heften kannst.

Erfolgreiches Zeitmanagement

Organisation und Zeitmanagement


2.Materialien strukturieren
Ein weiterer Punkt, der das Zeitmanagement betrifft, ist die Strukturierung deiner Materialien. Das wird genau dann verständlich, wenn du überlegst, wie viel Zeit du mit übersichtlich gestalteten und chronologisch abgehefteten Blättern sparen kannst. Du solltest die so genannte Zettelwirtschaft unbedingt vermeiden, in der die Mitschriften aus verschiedenen Fächern, auch gerne mal lose, im Collegeblock ihr Dasein fristen. Das ist nicht nur unübersichtlich, sondern auch aus Perspektive des Lernens heraus ineffizient, denn Lernen hat etwas mit der Ordnung eines Themenfeldes zu tun.

Am besten ist es, wenn du dir für jedes Fach einen Ordner anlegst, oder zumindest in einem Ordner ihn untergliedernde Einlagen benutzt. Immer dann, wenn du Arbeitsblätter bekommst oder Mitschriften angefertigt hast, gilt es, sie einzuheften. Gehe dabei chronologisch vor, so dass du das Thema in seinem zeitlichen Verlauf stets nachvollziehen kannst. Das wird dir eine große Hilfe bei der Vorbereitung auf Klausuren sein.

3. Checklisten nutzen
Oftmals erfordern Vorbereitungen auf Klausuren mehrere Teilschritte. Es gilt beispielsweise, sich eine Übersicht über das Themenfeld zu erschließen, Unterthemen zu verstehen, sie in einen logischen Zusammenhang zu bringen usw. Für jeden Teilschritt, den du für die Erschließung eines Themenfeldes gehen solltest, bietet es sich an, eine Checkliste anzufertigen. Im Zeitmanagement dienen Checklisten oder To-do-Listen der Kontrolle, inwieweit du geplante Termine auch eingehalten und erledigt hast. Zeitmanagement und Controlling sind eng miteinander verzahnt und ergänzen einander in sinnvoller Weise. Auch du kannst davon profitieren, dich selbst zu kontrollieren. Dadurch wirst du effizienter zu arbeiten lernen und dich realistisch einschätzen können.

Zeitmanagement mit der Eisenhower-Matrix

Eine fortgeschrittene, weil differenziertere, Form der Checkliste wird Eisenhower-Matrix genannt. Du kannst sie dir einfach auf einem quer gelegten DIN-A4-Blatt anfertigen, indem du ein Koordinatensystem mit vier gleich großen Sektoren zeichnest. Die beiden Dimensionen untergliedern sich in Wichtig/Unwichtig und Dringend/Nicht dringend, so dass der Sektor oben rechts beispielsweise für solche Aufgaben steht, die dringlich und wichtig sind. Der Sektor unten links steht dann für nicht dringliche und nicht wichtige Aufgaben.

Erfolgreiches Zeitmanagement

Fortgeschrittenes Zeitmanagement


Alle Aufgaben, die höchste Priorität haben, werden oben rechts eingetragen. Diese solltest du so schnell wie möglich erledigen. Andere Aufgaben, die zwar ebenfalls wichtig, aber nicht so dringend sind, schreibst du oben links in das Feld. Sie erledigst du danach. Unten rechts kommen Aufgaben hinein, die zwar dringend, aber nicht wichtig sind, beispielsweise der nächste Friseurbesuch. Und unten links kommen die Zeitfresser rein, die du aussortieren solltest ins Besondere dann, wenn du viele dringliche und wichtige Aufgaben vor dir hast.

Jan-Benedikt Kersting

Jan-Benedikt Kersting

Freiberuflicher Bildungscoach bei Creactivity-Solutions
Freiberufliche Tätigkeiten erfordern ein Höchstmaß an Flexibilität und Kreativität. Kombiniert mit fachlicher Kompetenz und Organisationsfähigkeit kann ich auch ihr Projekt ins Internet bringen. Oder sind Sie an Sprachkursen in Englisch und Deutsch interessiert? Dann kontaktieren Sie mich bitte über die Emailadresse: kontakt@bildungsadler.de
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